3 raisons de créer un mini site dédié à son événement

Par Les Absolute le 18 janvier 2017

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Dans l'organisation d'un événement, l’intérêt du mini site est de disposer d'un espace de communication dédié. Il permet tout d’abord de communiquer les informations pratiques relatives à l’événement et de gérer les inscriptions des participants. Dans un second temps, il crée de l’engagement post-event auprès de la cible avec des contenus exclusifs type vidéos et photos. La création d’un mini site est aussi plus simple que l'intégration de pages dédiées dans un site existant, plus distinctif aussi, avec un nom de domaine spécifique mémorisable.

Certaines agences événementielles comme les Absolute™ proposent ce service à ses clients : un mini site simple et efficace conçu spécifiquement pour un de leurs événements !

Une belle vitrine de présentation pour votre événement

La création d’un mini site dédié à son événement  est un moyen efficace de donner envie à vos clients/collaborateurs/partenaires d’y participer. Un beau design, une description alléchante du déroulé de l’événement, ainsi que des images et vidéos des animations prévues ou des éditions précédentes, contribueront à une plus grande participation des invités.

Toutes les informations seront présentes pour inviter les personnes à se projeter dans cet événement : cadre dans lequel est organisé cet événement (inauguration, anniversaire, séminaire, convention), date, horaires, dress code, plan du lieu où se déroule l’événement, informations pratiques pour s’y rendre.

Le contenu ne sera pas figé et pourra évoluer en temps réel pour diffuser des informations évolutives à l’approche de l’évènement (suppression et ajout de nouveaux onglets avec par exemple, des infos sur l’acheminement : horaires des navettes, timing des avions, contact à l’arrivée…). Un véritable outil de communication entre les invités et la team d’organisation (des emailings de rappel pourront être générés pour motiver la consultation du mini-site).

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Mini site créé par les Absolute pour le Bordeaux Exclusive Taste, un dîner caritatif d’exception qui a lieu chaque année à la mi-décembre à Bordeaux.

Une gestion optimale des inscriptions des participants

En créant un mini site, vous pourrez gérer de façon optimale les inscriptions des participants à votre événement. Une puissante interface “Administrateur” vous permettra de décider le type de “Login” qui donnera accès au site : site “ouvert” à tous (sans mot de passe), adresse e-mail à renseigner (selon listing enregistré en admin), code particulier donné (décidé par l’administrateur), etc.

 

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Mini site conçu spécialement pour l’inauguration de la nouvelle concession Audi DBF Bordeaux Premium.

Vous pourrez suivre en direct l’évolution du taux de participation à votre événement. L’accès “Administrateur” vous donnera toutes les statistiques d’inscriptions nécessaires pour bien gérer le remplissage de votre événement. Un outil très pratique notamment pour gérer les éléments quantitatifs de votre budget (nombre de repas, types de chambres d’hôtel, répartition des groupes par activités proposés, allergies ou autres points importants à savoir…). Autant de points qui seront totalement maitrisés en amont de l’événement pour le rendre encore plus qualitatif !

 

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Suivi du taux de participation de la convention Husqvarna

La mise à disposition des photos & vidéo post event

Les participants pourront télécharger l’ensemble des photos (et/ou vidéo) prises pendant l’événement sur le site. Mettre en ligne le reportage photo de la soirée est un excellent moyen pour faire inscrire un événement de façon durable dans l’esprit des participants. Ils pourront ensuite relayer les photos sur lesquelles ils sont présents via les réseaux sociaux. Si l’événement est réussi, vos collaborateurs seront vos meilleurs communicants ! Les Absolute font ainsi à la fin de chaque événement organisé, un Absolute Report à leur client.

Voici un aperçu de l’Absolute Report réalisé pour la convention d’AutoSécurité à Amsterdam avec la possibilité de télécharger les photos et vidéo de l’événement :

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Un mini site dédié à votre événement est un outils simple et efficace pour assurer une gestion qualitative pré et post-event. Du suivi de l’évolution de taux de participation à la mise en en ligne des photos et vidéos de l’événement, ce site joue le rôle d’une plateforme optimale pour l’organisation de votre événement. L’agence d’événementiel les Absolute™ propose d’ailleurs ce service à l’ensemble de ses clients : satisfaction garantie !

 

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