6 étapes pour bien préparer un Road Show

Par Les Absolute le 22 juillet 2016

Parmi les méthodes de vente permettant de s’adresser directement à vos clients et/ou distributeurs, le road show s’avère être une solution idéale. En effet, les commerciaux ont ainsi la possibilité de rencontrer un nombre significatif de contacts qualifiés. Afin de profiter au maximum des retombées d’une telle série d'événements, rappelons qu’un road show ne s’improvise pas. Voici les six étapes clés pour optimiser l’organisation et bien préparer un road show.

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1/ De l’importance du rétroplanning

Le premier point à ne pas négliger concerne le timing, et plus particulièrement la prise en compte du temps nécessaire à la mise en place de chaque élément du road show – or il va sans dire que plus celui-ci sera “complexe”, et plus le délai nécessaire à sa préparation sera important. Le rétro-planning permet d'avoir une vue d'ensemble cohérente et d'être réaliste dans vos estimations de délais. Le rétroplanning doit être réalisé dès le lancement du projet pour valider ou non les éléments clés du road show, notamment la date de départ et toutes les étapes.

2/ Le support et la durée selon les objectifs et le budget

Par la suite, vous devrez définir la forme du support la plus adéquate par rapport au message que vous souhaitez faire passer. Il peut notamment s’agir d’un camion, d’un bus, ou bien encore d’un convoi constitué de plusieurs moyens de locomotion. Il est également possible d'organiser une “simple” tournée commerciale dans plusieurs salons régionaux. Le support dépendra aussi bien sûr de votre budget, tout comme d’ailleurs la durée souhaitée du road show. Plus vous faites de lieux différents, plus votre road show a d'impact, forcément ;-)

3/ Les aspects logistiques à ne pas négliger

La quatrième étape du projet permet d’aborder le volet logistique. De fait, il faut prévoir un calendrier de la tournée, intégrant de nombreuses données, parmi lesquelles :

  • les temps de déplacement,

  • les temps de montage/démontage,

  • la durée de l’opération…

La période de l’année et la région considérées ne doivent pas non plus être négligées. La topographie et/ou la météo sont susceptibles d’avoir un impact sur votre “salon itinérant”.

4/ La quête des sites idéaux pour votre parcours

Une fois les problématiques de timing et de logistique réglées, il convient de s’atteler à la recherche de sites adaptés pouvant accueillir le road show. Vous devrez alors intégrer dans votre démarche la problématique des autorisations administratives et des divers besoins techniques. Autres aspects importants, la restauration, la sécurité, les contraintes fiscales particulières, etc.

5/ La bonne communication

Ne négligez pas les outils de communication :

  • site web dédié,

  • PLV,

  • give-away,

  • signalétique,

  • habillage des camions…

Votre road show sera un véritable succès s'il est attendu. La communication est la clé de la notoriété et la réussite de votre road show ! 

6/ Le point avant, pendant, et après sur les objectifs visés

Enfin, un road show ne pourrait pas être considéré comme pleinement efficace sans une définition précise des objectifs opérationnels attendus, sinon comment pourrait-on le savoir ! En effet, de ceux-ci découleront le profil des intervenants, les éventuelles formations à prodiguer, l’argumentaire commercial à utiliser, etc. Pour avoir une visibilité sur son impact, le plus simple est de réaliser des reportings fréquents pendant l’événement ainsi qu'un débriefing avec tous les participants – dans une optique de suivi efficace des contacts clients.

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