Comment bien définir le budget de son évènement

Par Les Absolute le 10 janvier 2017

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Bien définir le budget de son évènement contribue indéniablement à sa réussite. En effet, un budget prévisionnel cohérent et réaliste permet d'éviter les mauvaises surprises et le dépassement de l'enveloppe budgétaire globale allouée à l'évènement.

Toutefois, établir le budget d'un évènement n'a rien de simple. La démarche implique de recenser dans le détail les différents postes de coûts, sans oublier certaines dépenses cachées telles que les garanties et assurances qui sécurisent l’évènement si un imprévu survient. Voici une revue de tous les postes de coûts à évaluer pour bien cadrer votre budget.

Définissez les objectifs

Du profil de l'évènement découlent les éléments d'organisation et de coûts à prendre en compte. Il faut donc poser une vision claire en termes de cible, de message clé, d'expérience proposée aux participants.

Cette première approche fixe l'envergure de l'évènement qui aura des incidences sur le budget. Les capacités à déployer ne seront pas les mêmes entre une convention avec des centaines d'invités, par exemple, et un évènement réservé à une cible restreinte (partenaires ayant le plus vendu, clients VIP etc...). De même, selon qu'il s'agit d'un évènement interne ou externe, d'un séminaire à l'étranger, certains coûts apparaissent (billets d’avion pour chaque participants, assurances, visa, etc..).

Les composantes du budget d'un évènement

Pour rassembler toutes les dépenses à prendre en compte, il va falloir lancer des demandes de devis. Afin de procéder méthodiquement, faites le tour des dépenses par thématiques comme suit:

Frais d’hébergement :

  • Location des chambres d’hôtel
  • Petits-déjeuners

Frais de restauration :

  • Privatisation de restaurants
  • Repas
  • Boissons
  • Pauses café

Coûts de l’animation :

  • Cachet d’un artiste ou d’un groupe musical
  • Rémunération éventuelle des intervenants

Dépenses matérielles et techniques :

  • Location du site (salle de réunion, de concert)
  • Frais d’aménagement du site
  • Frais de régie
  • Location d’équipement audiovisuel (projecteurs, écrans, caissons lumineux, système de son, électricité)

Dépenses en marketing et communication :

  • Création d’une charte graphique pour l’événement
  • Création des menus et plannings
  • Création et impression des invitations
  •  Envois postaux des invitations
  • Création d’un site de présentation
  • Reportage photo
  •  Création d’un mini-site photo post-event
  •  Impressions de kakemonos, beach lines, badges nominatifs
  • Tours de cou
  • Goodies pour les participants

Frais de personnel :

  • Personnes d’encadrement : hôtesse d’accueil, maître de cérémonie
  • Techniciens, équipe de montage et démontage des installations
  • Staff VHR (Voyage Hébergement Restauration)

Dépenses en logistique:

L’ensemble des transferts en bus/avion. Attention aux coûts cachés: il faut bien comptabiliser tous les déplacements en fonction du programme.

Frais de sécurité et administratifs :

SACEM, SPRE…

Frais liés aux activités réalisées :

Guide touristique, dégustations, privatisation de bateau/jet-ski/kayak, animation de réalité virtuelle, etc. 

Garanties pour sécuriser votre évènement :

Idéalement, assurez-vous un recours à la garantie financière de l’ASPT (Association des professionnels du Tourisme) si votre évènement inclut un voyage. Cet organisme de garantie collective (numéro 1 de la garantie voyageur) permet aux entreprises adhérentes de dispenser à leurs clients la garantie financière prévue par le Code du Tourisme. Ainsi, en cas de problème avec votre prestataire de voyage, s’il est adhérent de l’ASPT, vous recevrez de quoi réaliser votre voyage ou le poursuivre. Avec  Les Absolute™, c’est le cas : tout est prévu et vos voyages évènementiels sont couverts. De plus, l’agence est immatriculée comme opérateur de voyages et de séjours par ATOUT FRANCE, l’Agence de développement touristique de la France. Elle dispose ainsi de l’autorisation de packager ses offres en toute légalité avec les assurances liées.

Faites simple : confiez la mission à une agence évènementielle

Obtenir des devis et chiffrer tous les postes de coûts est un travail rigoureux et gourmand en temps. Il impose de s'y prendre très à l'avance et de disposer d'un riche carnet d'adresses pour accélérer les consultations auprès de prestataires compétents et disponibles.

Le plus efficace reste de recourir à l’expertise d’une agence événementielle. Elle est en mesure de prendre en charge tout ce travail de chiffrage, à partir d'une simple enveloppe globale indiquée par votre entreprise et d'un brief précis sur les attentes. Mieux encore: votre agence va plus loin et organisera votre évènement de bout-en-bout, avec des astuces de professionnels pour plus d'efficacité et d'originalité. C'est ce que fait l'agence Les Absolute™ qui a l’habitude de créer des mini-sites afin de gérer les inscriptions et de mettre à disposition des participants les photos post-event.

 

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