Comment cadrer son évènement d’entreprise ?

Par Les Absolute le 30 septembre 2016
Séminaire de team-building, soirée de gala ou anniversaire, la réussite d'un événement d'entreprise tient à un bon cadrage qui doit associer organisation, communication et imagination. Découvrez les 3 sujets phares qui nécessitent une attention particulière pour cadrer son évènement d'entreprise.

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Savoir s'entourer pour mieux réussir

L'organisation d'un événement d'entreprise demande de combiner un grand nombre de compétences et d'intervenants. C'est pourquoi il est bénéfique de se faire assister dès le début par un professionnel. Il connaît les écueils à éviter concernant la logistique ou la communication et maîtrise les aspects légaux et sécuritaires. L'entreprise peut ainsi rapidement avoir une idée des possibilités qui correspondent à ses attentes, en termes de destinations et d'organisation, voire ses contraintes - notamment budgétaires. Viennent ensuite le choix du thème et la création d'un concept, original et propre à l'événement tout en étant lié aux valeurs de l'entreprise. Concernant le budget, une bonne répartition des fonds doit assurer le confort des participants tout en permettant l'organisation d'activités attractives et fédératrices.

Suivre le projet et communiquer activement

Quand les lignes directrices ont été décidées (lieu, date, thème, intervenants, activités,…), il faut régulièrement s'informer sur l'évolution du projet. Enchaînement des activités et souci du détail sont déterminants :

  • Le planning de l'événement doit faire alterner périodes de détente, de travail et de repos sans oublier les temps de déplacement et/ou de transfert.
  • Bien avant le jour J, via un site web dédié, il est utile de communiquer autour de l'événement, de le valoriser. N'hésitez pas à créer un effet de suspense et du teasing pour créer l'envie.
  • On peut concevoir une charte graphique spécifique déployée sur le site dédié, mais également lors de la présentation des intervenants et sur les cadeaux éventuellement remis aux participants.
  • Enfin, pour maximiser l'impact du message de l'entreprise, l'intervention du PDG doit être tout particulièrement soignée et surtout scénarisée.

Des prestations originales et de qualité

Il faut veiller à ce que les activités proposées soient adaptées au lieu de l'événement, au climat et aux différents profils des collaborateurs. La mode des prestations centrées sur les sensations fortes est passée pour laisser la place aux activités collectives créées autour de thèmes comme le bien-être ou l'épanouissement personnel… Selon la thématique choisie et le budget, on peut laisser libre cours à l'imagination pour inventer les animations, il faut qu'elles soient décalées, innovantes ou même traditionnelles pour mieux séduire les participants. Enfin, mieux vaut privilégier la qualité que la quantité. Cumuler les prestations n'aboutit généralement qu'à une soirée inutilement chargée et c'est loin d'être une garantie pour réussir votre évènement d’entreprise !

 

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