Convention d’entreprise & agence événementielle, les 10 attentes des PDG

Par Fabrice Bonin le 02 septembre 2016

Une convention d'entreprise, c'est avant tout un rendez-vous hors du commun : celui du dirigeant à ses équipes, hors du quotidien de l'entreprise. Les PDG tiennent à atteindre leurs objectifs de communication auprès de leurs collaborateurs. Pour ces raisons, les conventions demandent une maîtrise technique pluridisciplinaire, une organisation sans faille et de la créativité.

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Les PDG confirment cette attente pour 10 enjeux en particulier :

1/ Un écho de l'esprit et des valeurs de l'entreprise

Les dirigeants du top management attendent une convention dans laquelle les valeurs de leur entreprise sont bien comprises et bien intégrées. Aucune entreprise ne se ressemble, il faut s'adapter à chaque évènement et capter l'esprit qui lui est propre. C'est ce qui va fournir un socle à la créativité.

Exemple :

Une grande entreprise d'agro-alimentaire a organisé une convention avec le souhait de souligner le retour aux sources. La thématique de la nature et des grands espaces a été choisie  : c'est autour d'un bivouac dans le désert que ses équipes ont été conviées. Impact garanti !

Témoignage : “C'était une forme originale et nouvelle pour l’animation de notre convention. Un choix qui a favorisé la proximité et a dynamisé les échanges avec notre réseau.” 

Jean F. - Directeur Marketing Groupe Agro-Alimentaire

2/ Un programme structuré

Une convention doit rester inoubliable, du début à la fin. Chacune de ses séquences doit avoir un intérêt pour les participants, tout en servant l'objectif de la convention. Là encore, les dirigeants attendent des propositions à valeur ajoutée pour un évènement bien cadencé. Le tout avec des thèmes adaptés aux goûts des collaborateurs et aux valeurs de l'entreprise.

Exemple :

Un leader de la robotique a organisé ses olympiades destinées aux jeunes en formation, le programme a été pensé pour les équipes d'étudiants, les professeurs et jurés, les représentants du secteur. Résultat: un mix d'épreuves pour l'émulation, une plénière pour échanger sur les enjeux sectoriels, une soirée pour la cohésion et le partage.

3/ Le choix des intervenants et l'ordre de passage

Le choix des intervenants et leur ordre de passage ne doivent pas être laissés au hasard. Cet ordre doit préparer l'arrivée du PDG, qui pourra céder ensuite le micro à d'autres intervenants qui devront poursuivre l'expérience et la transmission des messages. La scénarisation va aider à maintenir l'attention, à faire de chaque prise de parole un moment fort de l'évènement, tout en privilégiant l'intervention du PDG.

4/ Un coaching scénique

Les PDG prennent souvent la parole dans une convention et cette intervention est très attendue par les collaborateurs. Au-delà des mots, ce qui se passe sur scène doit renforcer la portée du discours. Tous les aspects de mise en scène sont prétexte à scénariser des présentations à fort impact : décors, mobilier scénique, jingles sonores, tenues...

Les dirigeants ont besoin d'être guidés dans cet exercice grand format qu'ils ne maîtrisent pas toujours d'office. Ils attendent des idées et des conseils pour une véritable mise en scène. Par contre il n'y a pas de solution toute faite, il faut créer et innover pour chaque intervention. Nous vous conseillons également de lui faire répéter son intervention à plusieurs reprises, bien sûr en fonction de sa disponibilité, mais une mise en scène bien répétée a de meilleures chances d'être impactante.

La technologie permet également d'améliorer la présence scénique. En effet, l'utilisation d'écrans de retour pour vérifier sa posture ou la diffusion du discours sur un prompteur permettent une maîtrise totale de la prestation. Pour aller plus loin, il est possible d'utiliser une télécommande Pavlov ( ce type de télécommande permet à un conférencier d'envoyer des signaux à un projectionniste ou de piloter un logiciel avec les commandes) ou même une animation Kinect (animation interactive entre le conférencier et la salle, une solution innovante et très ludique !).

5/ Des suggestions techniques maîtrisées

Tous les PDG veulent un évènement d'exception, mais toutes les entreprises n'ont pas les mêmes moyens. Pour chacune, il faut trouver les options techniques adaptées, qui plus est faciles à utiliser par les intervenants pendant leurs présentations.

Les options sont variées : projection vidéo, démonstration live, exposition, live streaming, web conférence... les PDG ne les connaissent pas forcément toutes, d'où ce conseil de les orienter vers les solutions à la fois pratiques et propices à une bonne marge d'inventivité.

6/ Une refonte média pour plus de cohérence

Les conventions réunissent souvent plusieurs intervenants et plusieurs formats de présentations : films, présentations PowerPoint, Keynotes, démonstrations en direct... Chaque support a de grandes chances d'avoir été créé par une personne différente. Il est donc nécessaire de donner à l'ensemble une identité propre à l'évènement.

La refonte média va créer l'harmonie entre toutes les présentations et les supports de communication de l'évènement (site web dédié, naming, invitation et affichage, PowerPoint...). La refonte média assure aussi la qualité des supports - son, visuels et débit,entre autres. Les PDG ont évidemment besoin du renfort de professionnels, leurs équipes n'ont pas forcément les compétences ou le temps pour effectuer une refonte média professionnelle et originale.

7/ Des décisions budgétaires optimisées

L'organisation d'une convention est à la croisée de multiples compétences professionnelles et de divers moyens mis en œuvre. Difficile pour un décisionnaire d'avoir une vue d'ensemble de cette "fourmilière" et d'arbitrer les budgets. Jusqu'où faut-il dépenser pour cet évènement majeur ? Quels sont les incontournables, quels sont les extras ? Ils attendent qu'on leur présente le retour sur investissement des options proposées et qu'on les aide à bien identifier les priorités.

Le PDG a lui besoin d'une synthèse, d'un synopsis clair qui lui permettra de comprendre les tenants et aboutissants, si et comment les objectifs vont être atteints, un déroulé succinct, les précisions de son intervention et l'enveloppe budgétaire générale.

8/ Le contrôle de la sécurité globale de l’évènement

La sécurité est plus que jamais un point d'attention dans un évènement grand format comme une convention. Il faut assurer la sécurité physique des personnes et du lieu, prévoir un médecin, un service de sécurité, éventuellement la présence des pompiers. La sécurité se joue aussi en termes de responsabilité : selon les activités proposées, une assurance des participants est impérative.

L'enjeu de la sécurité combine ainsi des aspects logistiques, réglementaires, financiers également : les PDG tiennent à ce qu'il soit géré, encadré et assuré par des professionnels qualifiés.

9/ Une adaptation aux contraintes de l'entreprise

Voyages à l'étranger, installations dans des lieux insolites, monopolisation des collaborateurs sur quelques jours... L'organisation d'une convention implique souvent une intendance complexe. Pour éviter toute fausse note, une maîtrise globale des diverses contraintes s'impose. Il faut penser à tout : inscriptions, réservations et transferts, logistique, assistance, reporting, communication globale... C'est un métier de spécialiste ! Si un PDG est prêt à investir dans une convention, il doit également percevoir que l'ensemble est bien cadré et que la convention ne perturbera pas le fonctionnement du business.

10/ Un service clé en main

L'organisation d'une convention est pluridisciplinaire. Les dirigeants recherchent l'efficacité, la simplicité et la créativité de la part de leur agence d'évènementiel. D'où leur attente d'un prestataire unique avec un réseau de professionnels qualifiés, pour bénéficier d'un service clé en main fourni par le même interlocuteur.

 

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